Das Berufsbild des Verwalters hat Dr. Oscar Schneider, ehemaliger Bundesminister für Raumordnung, Bauwesen und Städtebau, treffend formuliert:

„Der Verwalter hat eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen. Er hat für bestimmte Angelegenheiten kraft Gesetz die Stellung eines Vertreters der Eigentümergemeinschaft, er leitet die Wohnungseigentümer- versammlung, er ist verantwortlich für die Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümerversammlung, für die Durchführung der Hausordnung und für die immer wichtiger gewordene ordnungsgemäße Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.

Die Vielfalt dieser Aufgaben erfordert Qualifikation und Erfahrung auf den verschiedensten Gebieten. Dies reicht von rechtlichen bis hin zu technischen Fragen.

Dies erfordert auch sehr viel an psychologischem Einfühlungsvermögen, an Verhandlungsgeschick, um die Interessen der verschiedenen Wohnungseigentümer möglichst auf einen Nenner zu bringen.

Der Verwalter ist schließlich auch der Mittler im oft schwierigen Spannungsfeld zwischen Eigentümer und Mieter.“

 

Die Verwaltung von Wohnungseigentum umfasst also eine Vielzahl von Tätigkeiten und Leistungen.

Diese lassen sich in folgende Bereiche unterteilen:

1. Das sieht der Eigentümer: ∇

  • Wirtschaftsplan
  • Hausgeldabrechnung
  • Eigentümerversammlung
  • Rundschreiben / Aushänge
  • Mitarbeiter bei Anwesenheit in der Wohnanlage
  • individuelle Leistungen wie Beratung und Informationen
  • Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen

2. Das sieht der Verwaltungsbeirat: ∇

  • Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungs- maßnahmen
    (u.a. Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle)
  • Belegprüfung
  • Vorbereitung der Eigentümerversammlung
  • Ortstermine
  • Beitragsgespräche
  • Korrespondenz und Verträge
  • Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
  • Maßnahmen bei Zahlungsverzug von Hausgeld

3. Diese Leistungen sieht der Eigentümer nicht: ∇

  • Allgemeine Verwaltung
  • Kaufmännische Leistungen
  • Technische Leistungen
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    Allgemeine Verwaltung (Details)

    • Korrespondenz mit Eigentümern
    • Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten
    • Bearbeiten von Beschwerden
    • regelmäßige Überprüfung der Versicherungen durch unabhängige Versicherungsagenturen
    • Verstöße gegen die Hausordnung verfolgen und die Hausordnung durchsetzen
    • Maßnahmen zur Firstwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
    • Beraten von Eigentümern, Hausmeistern
    • Abschluss von Verträgen
    • Terminabstimmung
    • Saalbestellungen
    • Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen für die Eigentümerversammlung
    • Erstellen der Beschlussniederschrift einschließlich Versenden an alle Eigentümer
    • Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen
    • Erteilen von Genehmigungen (Telefon, Veräußerungen, Vermietungen, gewerbliche Nutzung)
    • Führen der Beschlusssammlung
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    Kaufmännische Leistungen (Details)

    • Verbuchen sämtlicher Geldein- und ausgänge
    • Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen
    • Bearbeiten von Lastschriftbuchungen
    • Überwachen von Zahlungseingängen
    • Mahnen, ggfs. einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
    • Verwalten von Disponieren von Geldmitteln auf Girokoten, Festgeld- und Sparkonten
    • Rechnungskontrolle
    • Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
    • Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschließlich Lohnbuchhaltung
    • Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksame Leistungen
    • Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Berufsgenossenschaft
    • Errechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
    • Erstellen von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen
    • Veranlassen von Heizkostenabrechnungen
    • Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser- / Stromverbrauch)
    • Kontrolle der Verbrauchsrechnungen durch die Versorgunsunternehmen
    • Kennen und Beachten von Lohn- / Einkommenssteuer- / Umsatzsteuergesetz, Abgabeverordnung, Grundsteuergesetz etc.
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    Technische Leistungen (Details)

    • Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreiben
    • Erstellung von Preisspiegeln zur Vereinfachung der Entscheidungsfindung
    • Nachhalten von Terminen (Angebotsabgaben, Auftragsausführungen, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)
    • Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister und deren Kontrolle
    • Beschaffen von öffentlich-rechtlichen Genehmigungen
    • Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude-, Gewässerschutz, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung. Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung)
    • Vorbereiten und Organisieren von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.)
    • Bearbeiten von Schlüsselbestellungen und Planung von Schließanlagen
    • Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen einschließlich Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit Versicherungen
    • Verben / Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschließlich Abrechnung
    • Beauftragen von Sachverständigen
    • Kennen und Beachten von WEG-Recht, ENEV und anderen Verordnungen

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